Robotizált Folyamatautomatizálás (RPA)

A versenyképességüket megőrizni, illetve növelni akaró vállalkozások folyamatosan a feladataikhoz igazítják üzleti folyamataikat. Amikor a folyamatok egyes lépései már jórészt számítógépes alkalmazásokban zajlanak, az applikációk és a folyamatok elválaszthatatlan kölcsönhatásba kerülnek. Komplex rendszereknél ez a kölcsönhatás gondokat is okozhat. Egy összetett vállalati számítógépes rendszer kialakítása időigényes feladat, az implementáció során az üzleti folyamatokat sok esetben át kell alakítani – és ez is nem is mindig a üzleti igényeknek, hanem a bevezetendő rendszer elvárásainak megfelelően történik. A hosszú idő alatt és drágán bevezetett rendszer megtérülésére fókuszálva nem egyszer inkább „befagyasztják” a kapcsolódó üzleti folyamatokat, aminek következtében a valós üzleti elvárások lassan túlnőnek a lemerevedett üzleti rendszeren.

Ezt a helyzetet a vállalkozások kreatív dolgozói újabb és újabb alkalmazások belső fejlesztésével próbálták javítani, tovább növelve ezzel az üzleti rendszerek komplexitását és személyfüggőségét.

Az eredmény?

A tisztán digitalizált működés irányába tartó szervezet olyan hibrid rendszer birtokába került, amely nem működött hatékonyan, csak részben volt rugalmas, üzemeltetése drágának bizonyult, és biztosan nem volt alkalmazható az üzleti folyamatok gyors és hatékony automatizálására.

 

Csak Egyszerűen!

Pedig közben a folyamatok automatizálása alapkövetelménnyé vált. A munkaerőnek a nagyobb hozzáadott értéket termelő folyamatokkal kell foglalkoznia, miközben a nagyszámú tranzakciót monotonon végrehajtó szervezetek háttérbe szorulnak. A helyzet kezeléséhez olyan folyamatrobotizációs (RPA) megoldásokra lesz szükség, melyek képesek könnyen kapcsolódni a meglévő rendszerekhez, alacsony az erőforrás igényük, egyszerű az üzemeltetésük és rövid fejlesztési idővel is bevezethetőek. A Grape Solutions RPA-üzletágának a UiPath rendszerekre épülő megoldásai mindezen elvárásoknak megfelelnek. A meglévő rendszereket a megszokott képernyőkön keresztül is képesek kezelni, az üzleti feladatokat automatikusan elvégzik, stabilan a nap 24 órában, a hét minden egyes napján. A folyamatautomatizáló robot erőforrásigényét tökéletesen kielégíti egy átlagos dolgozói asztali számítógép, de igény szerint akár virtuális gépeken, szervezet háttérrendszerein is üzemeltethető. A megoldás bevezetése is egyszerűbb, mint a legtöbb vállalati szoftveré. Az automatizált folyamat fejlesztése minden esetben a meglévő üzleti folyamatok megismerésével kezdődik. Általában elegendő csak a meglévő rendszerek képernyőin végigkövetni a folyamatot, hiszen jó eséllyel az automatizálás is a képernyők használatán keresztül fog megvalósulni. Így nincs szükség bonyolult technikai rendszerleírásokra, a felhasználó maga is be tudja mutatni az adott üzleti folyamatot, nem kell informatikus segítségét igénybe venni.

 

Együttműködésben ember és gép

A felmérés után a Grape Solutions szakemberei optimalizálják az adott folyamatot az automatizáláshoz, majd az ügyfél jóváhagyása után a folyamat tényleges fejlesztését is megkezdik. A fejlesztés alatt és után egyaránt szükség lehet a felhasználók bevonására a tesztelésbe, hiszen ők ismerik behatóan a folyamatot, a robot pedig csak azt és úgy tudja végrehajtani, ahogy azt számára leprogramozták. A rendszer tesztelését és élesítését követően a Grape Solutions vállalja a folyamatos üzemeltetést is. A UiPath technológiájának köszönhetően a meglévő folyamatokat napokon belül a megváltozott igényekhez lehet igazítani, néhány héten belül pedig teljes folyamatok automatizálására is mód van.

A folyamatrobotok többféle módon is működhetnek. Az úgynevezett unattended (felügyelet nélkül működő) robot önállóan, valamilyen logika alapján tervezett módon, központilag futtatható, nem terhelve a felhasználó napi munkavégzéséhez szükséges erőforrásokat. Így komplex folyamatok teljes automatizálása is egyszerűen megoldható a háttérben. Elfordulhatnak olyan esetek is, amikor a felhasználó a részfolyamatok automatizálásával párhuzamosítani tudja feladatainak megoldását. Ebben az esetben ő maga indítja el az adott folyamatot, és amíg a robot azt végrehajtja, addig a felhasználó a kifejezetten személyes munkavégzést igénylő feladatain dolgozik. Amikor mind a két részfeladat elkészül, egy másik automatizmus vagy a felhasználó saját maga is összegyúrhatja azokat egy végleges megoldássá.

 

Az eredmények magukért beszélnek

A Grape Solutions RPA megoldását használva az egyik, ügyfélkapcsolati rendszereket üzemeltető partner komoly optimalizációs sikert ért el. A szerződés-nyilvántartó rendszert automatizálva a robotok több tízezer szerződést rögzítettek automatikusan, korábban sosem látott naprakészséget teremtve. Nem csak a szerződések feldolgozása lett naprakész, de egyúttal átlagosan havi 5 FTE (teljes munkaidős munkavállaló) megtakarítására is lehetőség adódott. Elbocsátani nem kellett senkit, a felszabadult munkaerőt más, személyes munkavégzést igénylő területekre irányították át. A rögzített szerződésekhez kapcsolódó hibák száma a nulla közelébe csökkent, miáltal a korábban megszokott manuális utómunka is a minimálisra csökkent.

A Grape Solutions automatikus rendszerével a vállalat egy napon belül képes reagálni ügyfelei papír alapú formanyomtatvány küldési kérésére. A robotizált folyamat nem csak az ügyviteli rendszerben végzi el a szükséges adminisztrációt, hanem gondoskodik az igényelt formanyomtatvány postai úton történő kiküldéséről is. Ezzel a hibás teljesítés lehetősége megszűnt és a korábban több napig tartó igényfeldolgozási idő egy napra csökkent.

 

Közös munka gyümölcse

A fentiekből is látszik, hogy a sikeres megvalósításhoz elengedhetetlen a felhasználó folyamatos közreműködése. Ezért sosem egyedi folyamatok automatizálásában érdemes gondolkodni, hanem szélesebb körű partnerségben. Ennek keretében a Grape Solutions szakemberei már az üzleti folyamatok átszervezése során is együttműködnek a felhasználó szakembereivel, tehát a BPR (Business Process Reengineering) folyamat során tudatosan felmérik, milyen folyamato(ka)t fognak részben vagy egészben automatizálni. A UiPath alapú rendszerek kellően felhasználóbarátak ahhoz, hogy az ügyfél munkatársai rövid továbbképzést követően képesek legyenek egyszerűbb folyamatautomatizálások végrehajtására. A munkavállalók így a korszerű technológia használatával hatékonyabban, gyorsabban és pontosabban tudják elvégezni feladataikat.

A Grape-ről röviden, elismerések

Széleskörű technológiai fejlesztések, digitalizáció, üzleti intelligencia és tesztelési szolgáltatások

 

• 140+ szakértő munkatárs
• 100+ egyedi üzleti alkalmazás fejlesztve
• 91%-os visszatérő ügyfélelégedettségi ráta